Hast du manchmal das Gefühl, dass du deine beruflichen Aufgaben nicht schaffst?

Möchtest du endlich einen Überblick auf deinem Schreibtisch haben?

Stellst du dir die Frage, ob du vielleicht zu langsam arbeitest oder deine Produktivität zu gering ist?

Deine Arbeitswoche beginnt so, wie sie aufgehört hat. Mit einem hohen Stapel, der so doll wackelt, dass du das Gefühl hast, dass ihn schon ein Windhauch umpusten kann.

Wenn du deinen Turm betrachtest, geht deine Motivation augenblicklich in den Keller. Du möchtest ihn am liebsten entsorgen. Dann wäre das Problem doch schnell gelöst?!

Im Märchen würde jetzt eine gute Fee kommen, die mit einem Schnips die Aufgaben erledigen würde. In der Realität funktioniert das leider nicht.

Wenn du zu viele offene Themen auf dem Schreibtisch hast, dann führt es dazu, dass du dich alleine durch die Anwesenheit deines Arbeitsbergs verunsichert fühlst.

Diese Verunsicherung setzt in Gedanken frei, wie

– das schaffe ich nie
– das kann ich nicht
– ich bin zu langsam
– andere sind viel fleißiger

Diese Gedanken lösen in dir negative Gefühle aus. Die ausgelösten Gefühle bewertest du als unangenehm. Deine Bewertung führt dazu, dass du dich schlecht fühlst.

Eine schlechte Gefühlslage hat zur Folge, dass du wenig Lust hast, dich um deinen Schreibtisch zu kümmern.
Anstatt deine Produktivität zu erhöhen, weil du es erledigen möchtest, verringerst du sie, weil du die Lage als aussichtslos betrachtest.

Um deinen Produktivität wieder zu steigern, gibt es unterschiedliche Tools, die du nutzen kannst.

4 Tools für deine perfekte Arbeitsstruktur sind:

1. Sage ja
2. Plane deine Aufgaben
3. Setze Prioritäten
4. Schreibe deine Erledig-Liste

Ja zu sagen, kann sofort einen innerlichen Widerstand in dir auslösen, weil du das Gefühl hast, dass du deine beruflichen Aufgaben sowieso schon nicht mehr erledigen kannst.

Es ist damit NICHT gemeint, dass du ja sagen sollst, wenn du nein meinst. Oder dass du jede Aufgabe von Kollegen oder Chefs annehmen sollst.

In bestimmten beruflichen Situationen ist es enorm wichtig, sich abzugrenzen und zu zeigen, wenn du überfordert bist. Auch wenn sich das im 1. Augenblick ungewohnt anfühlt, hilft es dir total.

Wenn du das Gefühl hast, dass du nicht mehr Herrin über deine beruflichen Aufgaben bist, ist es von großer Bedeutung, dass du dir Unterstützung holst. Bitte aktiv darum. Es ist eine riesige Stärke um Hilfe zu bitten, weil du JA zu dir sagst.

Im beruflichen Alltag spielt es für deinen Erfolg eine entscheidende Rolle, dass du JA sagst.

JA-Sagen zu deiner Arbeitsorganisation bedeutet, dass du deine aktuellen Aufgaben ganz bewusst wahrnimmst. Auch wenn in dir vielleicht ein Gefühl „Oh Gott, das schaff ich nie im Leben!“ ausgelöst wird. Deine Entscheidung JA zu sagen, wirkt sich darauf aus, wie schnell du deinen Arbeitsberg in den Griff bekommst.

Die Gefühle, die deine Gedanken auslösen, führen entweder dazu, dass du dich gut oder schlecht fühlst. Wenn du dich schlecht fühlst, dann sinkt deine Motivation, weil du auf die Dinge fokussiert bist, mit denen du unzufrieden bist. Deine Unzufriedenheit führt zu einer inneren Haltung, die eher von Ablehnung geprägt ist.

Wenn deine Gedanken positive Gefühle auslösen, dann führt es dazu, dass du dich gut fühlst. Das wiederum steigert deine Motivation. Deine innere Haltung ist von Offenheit geprägt, die dich bei der Erledigung deiner Aufgaben unterstützt.

Auch wenn es dir ungewohnt vorkommt: Sage viel öfter JA zu deinen täglichen Aufgaben. Das steigert deine Produktivität.

Ein enorm wichtiger Schritt für deine Arbeitssorganisation besteht in der richtigen Planung deiner Aufgaben. Es gibt unterschiedliche Arbeitstypen: vom Extremplaner bis zum kreativen Chaoten.

Sehr stark strukturierte Menschen planen ihre Aufgaben bis ins kleine Detail. Jeder noch so kleine Schritt wird analysiert und betrachtet. Es gibt viele Tabellen und Tools, die sie dafür nutzen.

Der Extremplaner überlässt nichts dem Zufall. Er kümmert sich aktiv um seine geschäftlichen Aufgaben. Er ist so gut geplant, dass er spontanen Dingen keinen Raum lässt. Sobald Abweichungen von seiner Struktur stattfinden, bringt ihn das aus seinem Arbeitsfluss und es kann dazu führen, dass er spontanen Aufgaben unflexibel und ablehnend gegenübersteht.

Der entgegengesetzte Arbeitstyp ist der kreative Chaot. Dieser Arbeitstyp lässt den Tag geschehen und sich vom Außen lenken. Er weiß auch, dass es eine Menge zu tun gibt. Dennoch plant er selten und lässt sich manchmal von der Arbeitslawine überrollen.

Mit einer gewissen Portion Humor und Augenzwinkern gibt er sich dem Tag hin. Spontanen Unterbrechungen steht er offen gegenüber.

Für einen erfüllten Arbeitstag und deinen beruflichen Erfolg ist eine Planung ein sehr wichtiger Punkt.
Ja nachdem, was du für ein Arbeitstyp bist, gibt es unterschiedliche Arbeitstools.

Bevor du konkrete Tipps zur Planung bekommst, möchte ich kurz über die Tools zur Umsetzung schreiben.

Strukturierte Menschen können sehr gut mit Onlinetools, Büchern oder Tabellen arbeiten, in denen sie sich ihre Aufgaben strukturieren. Es gibt unendlich viele Onlinemöglichkeiten, mit denen du deine Aufgaben ordnen kannst. Beliebte Onlinetools zur Organisation deiner Arbeitsstruktur sind zum Beispiel Evernote, Trello oder Asana.

Kreative Chaoten können sehr gut mit Wandboards arbeiten, auf denen sie bunte Zettel für die einzelnen Aufgaben in unterschiedlichen Abschnitten verteilen.

Für deinen beruflichen Erfolg ist es entscheidend, ob du planst. Je konkreter du deine Aufgaben planst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du deine Ziele erreichst. Eine Planung ist mit einem geringen Zeitaufwand verbunden und benötigt täglich ca. 5 Minuten.

Auch wenn du nicht der Planungstyp bist, empfehle ich dir diese wertvolle Zeit zu investieren, weil sie enorme Kraft besitzt. Die ersten Planungen deiner Aufgaben werden länger dauern, weil du dich erstmal mit deinem neuen System vertraut machen darfst. Deine Produktivität erhöht sich augenblicklich.

Ein weiteres Tool für deine perfekte Arbeitsstruktur ist, dass du deine Aufgaben priorisierst. Was heißt das genau?

Jede geschäftliche Aufgabe möchte erledigt werden. Und manchmal fühlt es sich so an, als ob alles gleich wichtig ist und die Kunden umfallen, wenn du nicht sofort zurückrufst.

Viele Dinge erscheinen unendlich wichtig und dringlich. Wie kannst du feststellen, was wirklich zählt?
Prioritäten zu setzen hilft dir enorm dabei, einen Überblick zu gewinnen und deine Produktivität zu steigern.

Um deine beruflichen Prioritäten festzulegen, kann die Priorisierung nach Eisenhower hilfreich sein. Es geht für dich darum festzulegen, ob die Aufgaben wichtig oder dringlich sind.

Wichtig heißt: Bringt mich diese Aufgabe meinen geschäftlichen Zielen näher? Wenn die Aufgabe keinem deiner Ziele dient, gilt sie als unwichtig.

Dringlich heißt: Muss die Aufgabe zu einem bestimmten Termin erledigt werden? Wenn kein fester Termin für die Erledigung erforderlich ist, gilt die Aufgabe nicht als dringlich.

Eisenhower teilt die wichtigen und dringlichen Aufgaben im nächsten Schritt in 4 Kategorien ein.

Eine schöne Frage um herauszufinden, wie wichtig die berufliche Aufgabe wirklich ist:
Bringt mich die Erledigung dieser Aufgabe meinen beruflichen Zielen näher?

Nimm dir deine Aufgabenliste von Punkt 2 und lege deine Prioritäten fest.

Die vielfältigen Aufgaben in deinem Arbeitsalltag führen dazu, dass du deinen Blick nach vorne richtest und schaust, welche Punkte du nicht erledigt hast und die noch offen sind.

Das ist ein Teil deiner erfolgreichen Strategie, weil du durch Umsetzung deiner Aufgaben deine Ziele erreichst. Doch führt eine gute Aufgabenplanung auch zu einer hohen Motivation?

Eine gute Arbeitsplatzstruktur ist sehr wichtig, um deine Ziele zu erreichen. Für deinen Antrieb ist eine weitere Komponente total wichtig. Nämlich, dass du dir bewusst machst, welche tollen Erfolge du erreicht hast.

Du überlegst dir, was Du in deinem Arbeitsalltag alles geschafft hast.

Zum Thema Erfolg fallen dir vermutlich eher Tätigkeiten ein, die sich in Geld messen lassen. Wichtig ist an der Stelle, dass auch andere Tätigkeiten zu deinem Erfolg beitragen. Dazu gehört auch, dass du ein unangenehmes Kundentelefonat geführt hast oder du endlich ein Anliegen mit deinem Chef geklärt hast.

Das sind Dinge, in denen du persönlich gewachsen bist oder du innere Hindernisse überwunden hast.

FAZIT

Deine innere Einstellung auf JA zu stellen, ist ein großes Erfolgsgeheimnis.

Für deinen beruflichen Erfolg ist es enorm wichtig, dass du deine Arbeitswoche / deinen Arbeitstag planst.

Dabei gilt unbedingt zu beachten, dass die Planung zu dir als Arbeitstypen passt. Auch wenn Planen nicht dein Ding ist, mache es trotzdem.

Die richtige Planung führt dich zu sichtbar mehr Erfolg.

Die positiven Folgen aus deiner Aufgabenplanung sind: Du erreichst deine beruflichen Ziele schneller, erledigst deine Aufgaben leichter, deine Produktivität und deine persönliche Zufriedenheit steigen.