Die 9 führenden Konflikte am Arbeitsplatz - Teil 2 - Arbeitsorganisation
Es gibt Tage, an denen möchtest du morgens am liebsten im Bett liegenbleiben.
Du denkst an den riesigen Berg auf deinem Schreibtisch und fragst dich, wie du das bloß schaffen sollst?
Die Abgabetermine stehen vor der Tür, die Zeit verrennt nur so und in dir steigt die totale Panik auf.
Warum dich die falsche Arbeitsorganisation erstarren lässt
„Konflikte am Arbeitsplatz“ ergeben sich nicht nur mit Menschen, sondern haben auch sehr viel mit Arbeitsabläufen zu tun. Das sind einerseits die vielfältigen Aufgaben inklusive diverser Vorschriften, die sich im Tagesgeschäft ergeben. Andererseits spielt das Thema Zeitplanung auch eine sehr entscheidende Rolle.
Zur Arbeitsorganisation zählen die sichtbaren und unsichtbaren Aufgaben.
Sichtbare Aufgaben sind die, die andere sofort sehen, wenn du sie erledigt hast. Dazu gehören Präsentationen für deine Kunden oder deinen Chef, Auflistungen für andere Geschäftspartner, Meetings mit internen und externen Abteilungen, Veranstaltungen für Vertriebspartner und viele mehr. Du stehst direkt im Rampenlicht.
Unsichtbare Aufgaben in der Arbeitsorganisation sind die, die nicht sofort gesehen werden, dennoch aber erledigt werden müssen. Dazu gehören: die Bearbeitung deiner E-Mails, Telefongespräche mit Zulieferern, Geschäftspartnern, anderen Abteilungen oder auch Vorbereitungsarbeiten für ein Projekt.
Diese Aufgaben laufen im Hintergrund und sind total wichtig.
DIE 5 HÄUFIGSTEN KONFLIKTE IN DER ARBEITSORGANISATION SIND:
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Die vielfältigen Aufgaben und du
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Die Regeln und du
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Die Erreichbarkeit und du
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Die Zeit und du
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Deine Teilzeittätigkeit und du
Wenn sich in dir die Gedanken ausbreiten, dass du die Dinge nicht schaffst, dann zeigt sich Enge. Dein Körper und deine Gefühle reagieren sofort. Du befindest dich auf einmal im totalen Stressmodus. Dieser kann entweder zu Überaktionismus oder „Abdrehen“ führen. Oder auf der anderen Seite löst der Stress in dir eine Schockstarre aus.
Gedanken an Stress lösen in dir Enge aus, die zu Überaktionismus oder Schockstarre führen können.
Die vielfältigen Aufgaben und du
Es gibt Tage, da ist dein Turm so hoch, dass du dich dahinter verstecken kannst. Die Aufgaben werden immer mehr. Du hast das Gefühl, dass du im Chaos versinkst. Innerlich macht dich in dir die Angst breit, dass du deine Aufgaben nicht bewältigen kannst.
Es kommt zu Konflikten in der Arbeitsorganisation, wenn
– Spontan neue Aufgaben deinen Plan durcheinanderbringen
– Du durch die plötzliche Krankheit von deinem Kollegen Vertretungen übernehmen musst
– Dein Kunde einen früheren Abgabetermin verlangt
– Sich durch interne Veränderungen umfangreichere Aufgaben ergeben
– Du soviel Altlasten vor dir herträgst, dass du kaum noch hinter deinem Stapel zu sehen bist
Deine Arbeitsergebnisse leiden, wenn du das Gefühl hast, dass du deine Aufgaben nicht mehr bewältigst. Deine Produktivität verrringert sich und dein emotionaler Zustand ist angespannt. Du befindest dich im absoluten Stresslevel und kannst nicht mehr klar denken. Du reagierst nur noch, anstatt zu agieren.
Wie kannst du deine Arbeitsorganisation verbessern?
Lösungsansätze zur Organisation deiner vielfältigen Aufgaben
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Priorisiere deine Aufgabenliste nach "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit". Die Struktur hilft dir dabei, dass du wieder einen Überblick gewinnst. Beginne mit den wichtigen Aufgaben.
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Schreibe dir jeden Tag auf, welche 3 - 5 konkreten Aufgaben du an diesem Tag erledigen möchtest. Reserviere dir dafür Zeit in deinem Kalender, wo du für niemanden erreichbar bist. Dein Umfeld lernt das - auch wenn es für sie neu ist.
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Schließe dein Mail Programm und öffne es nur an bestimmten Zeiten, wo du dich um deinen Posteingang kümmerst. Du denkst jetzt vielleicht, dass geht doch nicht?! Das geht auf jeden Fall, denn wenn du im Gespräch mit deinen Kunden bist, dann bist du auch nicht erreichbar. Jedes Mal, wenn du eine E-Mail erhältst, wirst du aus dem Arbeitsfluss gerissen und es dauert mehrere Minuten, bis du gedanklich wieder in deinem aktuellen Thema präsent bist.
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Ordne deinen Papierberg und trenne dich von Dingen, die du schon seit Monaten mit dir führst. Wenn sie für dich wichtig sind, packe sie in eine Terminmappe, wo sie wieder auftauchen können. Das hilft dir, dass sie deine Aufmerksamkeit alleine durch ihre "Anwesenheit" nicht mehr brauchen. Ein aufgeräumter Schreibtisch schafft Platz für konzentriertes Arbeiten.
Die Regeln und du
Regeln und Richtlinien sind wichtig, um eine einheitliche Vorgehensweise für alle Mitarbeiter in einem Unternehmen zu schaffen. Sie geben Orientierung und schaffen einen rechtlichen Rahmen, in dem du dich bewegen kannst.
Konflikte in der Arbeitsorganisation können entstehen
– Wenn die Regeln sich nicht immer mit deinem Tagesgeschäft vereinbaren lassen
– Wenn plötzliche Regeländerungen durch veränderte Gesetze durchgeführt werden
– Sich eine andere Abteilung nicht an Regeln gehalten hat und du das mit deinem Kunden ausbaden musst
– Du die Regeln nicht für sinnvoll erachtest
Es gibt leider Regeln, die einfach keinen Sinn ergeben. Du kannst es drehen und wenden, wie du es möchtest. Du spürst, wie sich dein innerlicher Widerstand meldet, wenn du an bestimmte Richtlinien denkst. Deine negative Emotionen kommen hoch.
Wie gelingt es dir, Regeln in deinen Arbeitsalltag zu integrieren?
Lösungsansätze für die Einhaltung von Regeln
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Wenn es bestehende Regeln gibt, die schon lange im Unternehmen existieren und die auch anderen Kollegen Schwierigkeiten bereiten, dann bitte deinen Chef darum, dass er (oder ihr) darüber diskutiert und entscheidet, ob die Regeln noch zeitgemäß sind und möglicherweise angepasst oder geändert werden können.
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Wie streng Regeln und Richtlinien im Unternehmen umgesetzt werden, hängt vom Unternehmen und von den rechtlichen Folgen ab. Wenn es bestimmte Regeln gibt, durch deren Nichteinhaltung KEIN Kunde zu Schaden kommt, KEINE Unternehmensinteressen verletzt werden oder Gesetzte missachtet werden, liegt es im Ermessen von deinem Chef, Ausnahmen durchzuführen.
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Wenn durch gesetzliche Änderungen interne Regeländerungen durchgeführt werden, gibt es meist eine Übergangszeit, bis die neuen Regeln umgesetzt werden. Nutze diese Zeit, um bestimmte Transaktionen mit deinem Kunden oder Geschäftspartnern noch durchzuführen. Gewöhne dich an den Gedanken, dass es bald anders sein wird. Baue deinen inneren Widerstand ab und freunde dich mit den Regeln an.
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Bestimmte Regeln musst du einfach akzeptieren. Das ist die einzige Lösung.
Die Erreichbarkeit und du
Dein geschäftliches Telefon klingelt ununterbrochen und die Mails trudeln im Minutentakt ein. Hast du auch das Gefühl, dass du ständig erreichbar sein musst? Mittlerweile spielt es bei den meisten Menschen keine Rolle mehr, ob es abends oder Wochenende ist, um ihren geschäftlichen Mailverkehr zu checken.
Du fühlst dich in deinem Job überfordert, weil du das Gefühl hast, machtlos zu sein.
Es ergeben sich Konflikte, weil
– Du nicht mehr abschalten kannst
– Dir es schwerfällt, dich tief auf bestimmte Themen einzulassen
– Du dich leicht ablenken lässt
– Deine Konzentration darunter leidet
Das Gefühl „Ständig-erreichbar“ sein zu müssen, versetzt dich sofort in innerlichen Stress. Du bist leicht angespannt und glaubst, dass du ständig reagieren musst. Dein inneres System ist auf „Überforderung im Job“ trainiert. Dir fehlt es sehr, wieder AKTIV die Schritte zu planen, weil du dich im absoluten Reaktionsmodus befindest.
Lösungsansätze zum Thema Erreichbarkeit
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Es ist für dich sehr hilfreich zu erkennen, dass du nicht ständig erreichbar sein "musst". Um in eine tiefe Arbeit einzusteigen ist es unabdingbar, dass es Zeiten gibt, in denen du nicht erreichbar bist - das gilt sowohl telefonisch als auch per E-Mail. Reserviere die bestimmte Zeiten am Tag in deinem Kalender, an denen du nicht für andere verfügbar bist. Das funktioniert und die anderen lernen es genauso wie du.
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Schaffe ein sichtbares Zeichen für deine Kollegen (z.B. eine Fahne auf deinem Tisch), dass du gerade nicht erreichbar bist. Bespreche im Vorfeld mit den Menschen in deinem Team, wie du dich wann zurückmeldest.
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Schaffe dir mailfreie Zeiten und halte dich auch unbedingt daran! Du musst nicht mehr am Abend oder am Wochenende deine E-Mails checken. Jede Information, die du dann aufnimmst, führt dazu, dass du dich weniger entspannen kannst.
Die Zeit und du
Zeit ist sehr wertvolles Gut. Die Stundenzahl, die du in der Arbeit verbringst, beträgt bei einer Vollzeit-Tätigkeit 33% vom Tag. Das hört sich ja eigentlich ganz gut an, oder? Der Tag beginnt und du bist motiviert, alle Dinge zu schaffen.
Die richtige Zeitplanung mit Berücksichtigung von deinem individuellen Arbeitstypen führen dich definitiv zum Erfolg.
Die Realität sieht meist anders aus: Du hast zwar viele Stunden Zeit, aber auch viele geschäftliche Aufgaben zu erledigen.
Probleme im Zeitmanagement ergeben sich, wenn
– Termine mit deinem Kunden, Chef oder Geschäftspartnern länger dauern, als erwartet
– Dein Kollege plötzlich für längere Zeit ausfällt
– Du zu wenig Zeit für spontane Ereignisse eingeplant hast
– Du gar nicht planst
Zeitplanung ist ein sehr wichtiges Thema, wenn es darum geht, den Tag so produktiv wie möglich zu gestalten. Es gibt unterschiedliche Methoden fürs Zeitmanagement, die zum Erfolg führen. Dabei sind nicht alleine die Methoden wichtig, sondern auch der Berücksichtigung von DIR als „Arbeitstyp“.
Es gibt unterschiedliche „Arbeitstypen“. Diese haben unterschiedliche Eigenschaften, die sie in ihrem täglichen Handeln und in ihrer Arbeitsweise begleiten.
Wenn du jemand bist, der sehr strukturiert vorgeht, dann brauchst du andere Tools, als wenn du jemand, der ein buntes Chaos pflegt, in dem du voll den Überblick hast.
Lösungsansätze für dein Zeitmanagement
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Plane deinen Tag durch, auch wenn planen nicht dein Ding ist. Das heißt, schaffe dir feste Zeiten, an denen du konkrete Dinge erledigst. Du kannst je nach Arbeitstyp mit einem Kalender arbeiten oder mit bunten Post-its, die deinen Arbeitstisch verschönern.
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Priorisiere deine täglichen Aufgaben und beginne mit der für dich wichtigsten. Plane maximal 3 -5 tägliche Aufgaben. Mache nach jeder Aufgabe eine kurze Pause von 5 Minuten (spätestens nach 1-1,5 h), in der du dich kurz streckst, kurz lüftest, Tee oder Wasser trinkst.
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Berücksichtige in deinem Zeitmanagement unbedingt "die spontanen Störungen des Tages" mit 1-2 h, um darauf auch reagieren zu können.
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Zu deiner Zeitplanung gehört unabdingbar auch eine feste Pause. Auch wenn du denkst, dass du dafür keine Zeit hast, ist es für deinen Erfolg total wichtig. Nach der Pause gehst du viel klarer und fokussierter an deine Aufgaben und arbeitest wieder produktiver.
Deine Teilzeittätigkeit und du
Durch deine begrenzte Arbeitszeit, können sich unterschiedliche Konflikte ergeben. Du hast das Gefühl, dass du nicht alles schaffst und schneller Arbeiten musst, um das gleiche zu schaffen, wie deine Kollegen in ihrer Vollzeittätigkeit.
Konflikte für Teilzeitbeschäftigte können sich ergeben
– Wenn dein Chef nicht versteht, dass du einfach weniger offizielle Arbeitszeit hast
– Dein Kopf dir sagt, dass es nicht ausreicht, was du machst
– Du weniger produktiv wahrgenommen wirst
– Bestimmte Stellen nicht von dir besetzt werden können, weil sie nur als Vollzeitstelle angelegt sind
– Du mit deiner Arbeitsleistung unterschätzt wirst
Es gibt mitterweile zahlreiche Studien, dass Menschen, die einen Teilzeitjob ausüben, produktiver sind. Sie schaffen in weniger Zeit mehr Aufgaben und sie sind zufriedener.
Lösungsansätze für deine Teilzeittätigkeit
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Mach den Menschen in deinem beruflichen Umfeld klar, dass du nur eine Teilzeitstelle hast. Auch wenn du denkst, dass ihnen das eigentlich klar sein müsste. Das ist es oft nicht.
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Zeige deinem Chef, dass du trotz deiner begrenzten Arbeitszeit sehr produktiv bist und welche Ergebnisse du lieferst.
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Kommuniziere deine begrenzte Stundenzahl auch deinen Kunden und weiteren Geschäftspartnern gegenüber, damit sie wissen, warum du nicht immer erreichbar bist. Die Menschen nehmen mehr wahr, wenn sie dich NICHT erreichen, als die Zeiten, wenn sie dich erreichen.
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Stehe bewusst zu deiner Entscheidung, dass du weniger in deinem Job arbeitest. Das macht es für dich leichter.
FAZIT
Die Rahmenbedingungen für eine funktionierende Arbeitsorganisation kannst du geordneter gestalten. Durch deine neue Arbeitsstruktur und Zeitplanung gelingt es dir, dich im Job wieder freier zu fühlen.
Gelassenheit im Job macht dich erfolgreicher und auch die Menschen in deinem geschäftlichen Umfeld nehmen dich viel positiver wahr.
Auf dem Arbeitsmarkt findet gerade ein Wandel statt. Arbeitgeber haben erkannt, dass die ständige Erreichbarkeit von Mitarbeitern überproportional zum Absinken der Motivation führt. Es gibt Firmen, die ihre Server zeitlich limitieren, sodass Arbeitnehmer nicht mehr am Abend und am Wochenende auf die Daten zugreifen können.
Teilzeitstellen werden mittlerweile gesellschaftlich mehr anerkannt, weil nicht nur Frauen, sondern auch Männer sich bewusst dafür entscheiden.
Diese Entwicklung ist zukunftsweisend, weil sie zeigt. dass eine Veränderung in den Chefetagen stattfindet.
Sei auch du mutig und ändere in deinem Arbeitsumfeld Dinge, auf die du direkten Einfluss hast. Lass dich nicht entmutigen, wenn es mal nicht so läuft.
Alle Wege beginnen mit dem 1. Schritt.
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