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Wie du es schaffst, mit mehr Aufgaben deinen Stress abzubauen und deine Produktivität zu steigern

Der Berg auf deinem Schreibtisch wird immer größer? Alle wollen was von dir erledigt haben und das liebsten schon zu gestern?

Du schaffst nicht mehr alle Aufgaben und du hast das Gefühl, dass du nicht schneller rennen kannst?
Dein Stresslevel wird immer höher und du erreichst immer weniger?

Wie sich Stress bemerkbar macht

Wenn du dich in stressigen Situationen befindest, dann werden in unterschiedlichen Bereichen verschiedene Symptome ausgelöst. Diese betreffen nicht nur deinen Körper, sondern auch deinen Geist, dein Gefühlsleben und dein soziales Verhalten.

DEIN KÖRPER IST

  • angespannt: deine Atmung ist schneller und flacher

  • deine inneren Organe melden sich: Sodbrennen oder Reizdarm

  • Du fühlst dich erschöpft und müde

  • Schwitzen, Schwindel, "Beklemmung"

DEIN GEIST IST

  • unruhig: ein Gedanke jagt den nächsten

  • deine Konzentration lässt nach

  • dir fällt es schwer, neue Dinge zu behalten

  • du kannst nicht mehr abschalten

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DEINE GEFÜHLE SIND

  • durcheinander

  • du bist gereizt und launisch

  • du fühlst dich fremdbestimmt oder überfordert

  • es gelingt anderen, dich schnell aus der Fassung zu bringen

DEIN VERHALTEN IST

  • von Hektik und Rastlosigkeit geprägt

  • du kommst schwer zur Ruhe

  • du erlebst häufiger Unfälle

  • Du ziehst dich zurück

Wenn dein Stresslevel über einen längeren Zeitraum sehr hoch ist, werden sich schrittweise Beeinträchtigungen ergeben.

Die Qualität deiner Arbeit lässt deutlich nach. Du machst mehr Fehler und du übersiehst Dinge, die dir so nicht passiert wären. Woran liegt das?

Weil du dich innerlich getrieben fühlst, verlierst du den Fokus auf den Augenblick. Anstatt dich auf deine aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, schaust du schon auf die Schritte, die folgen werden. Das hat zur Folge, dass sich deine Produktivität verringert und du schlechtere Ergebnisse lieferst.

Dein Chef oder deine Kunden merken, dass sich etwas verändert hat. Aufgrund deiner emotional „dünneren“ Verfassung nimmst du Nachfragen von ihnen oder sorgenvolle Anmerkungen persönlich. Du bist nicht mehr in der Lage, die Situation mit deinem klaren Verstand zu erfassen.

Es ergeben sich für dich plötzlich Konflikte, die vorher nicht da waren. Deine innere Stimme vermittelt dir, dass es die anderen auf dich abgesehen haben und das sie gegen dich sind.

Wenn du dich in stressigen Situationen befindest, dann werden in unterschiedlichen Bereichen verschiedene Symptome ausgelöst. Diese betreffen nicht nur deinen Körper, sondern auch deinen Geist, dein Gefühlsleben und dein soziales Verhalten.

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Stresslevel

Was ist dein Problem?

Die unterschiedlichen Bereiche in deinem Leben, sind DIE Quellen, die deinen Tag mit Aufgaben ausfüllen.

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Das können sein:

  • die höheren Arbeitsanforderungen an dich durch deinen Chef, Team oder Kunden
  • deine Kinder oder dein Haustier, die deine Unterstützung benötigen und die mit dir ihre Zeit verbringen möchten
  • die Organisation des Haushaltes, die Planung des nächsten Urlaubs und die Vorbereitung von diversen Geburtstagen und sonstigen Feiern
  • deine Tätigkeit als Elternvertreter im Kindergarten oder der Schule

Wenn du deine Aufgaben erledigst, WIE gehst du dann mit ihnen um? Eine große Einschränkung deiner Produktivität geschieht, wenn du dich dabei ertappst, dass du mal ein bisschen hiervon und ein wenig davon abarbeitest.

Wenn du andererseits aufmerksam bei der schrittweisen Erledigung deiner Aufgabe vorgehst, dann bist du im Arbeitsflow. Die Dinge laufen gut und du machst einen Schritt nach dem anderen. Deine Arbeitsweise ist strukturiert und du hast Klarheit, über deinen nächsten beruflichen Schritt.

Du behältst trotz der umfangreichen Aufgaben einen kühlen Kopf und dir gelingt es, dass du deine To Do Liste produktiv abarbeitest. Dein Lösungsmodus ist aktiviert. Dein Handeln ist von kreativem „Herumwirbeln“ geprägt.

Warum du deinen Stressabbau verhinderst

Deine Produktivität wird erheblich durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Dazu gehören deine bewertenden Gedanken = Wortwahl, Störungen, die von äußeren Reizen verursacht werden und Unterbrechungen, die du durch deine innere Getriebenheit auslöst.

1. DEINE WORTWAHL

Es gibt bestimmte Wörter, die durch deinen Gebrauch einen hektischen Zustand in dir auslösen.

Wie gehst du mit Stress um? Rennst du hektisch von Aufgabe zu Aufgabe und bist unruhig, während du sie erledigst? Denkst du dabei schon an den nächsten Punkt, den du „schnell“ schaffen möchtest.

Dieses klitzekleine Wort „schnell“ ist ein absoluter negativer Trigger. Es löst in dir sofort Hektik aus. Du denkst, dass du bestimmte Dinge mal eben nebenbei erledigen kannst. Und mit dem Wort „schnell“ suggerierst du dir, dass es ja eigentlich nicht lange dauert. Doch ist das wirklich so?

Dein Körper wird mit dem Wort „schnell“ sofort in einen Stresszustand versetzt. Ohne es bewusst wahrzunehmen, drückst du einen innerlichen Stressschalter an. Das hat zur Folge, dass du vom aktiven Lösungsmodus in den passiven Reaktionsmodus wechselst.

Was bedeutet das?

Wenn du beginnst, dir selbst zu sagen, dass bestimmte Aufgabenstellungen und Situationen „stressig“ sind, dann setzt du dich selbst unter Druck. Du möchtest es unbedingt noch schaffen. Du erträgst es nicht, dass bestimmte Aufgaben ungelöst sind, um die dich andere bitten.

Dein Gedanke ist, dass du alles sofort erledigen „musst“, was dein Chef, Kunde oder Kind von dir möchten. Du löst in dir unbewusst Zeitdruck aus. Der Trigger „muss“ macht in diesem Zusammenhang einen riesigen Unterschied.

Auch wenn die anderen die Aufgaben an dich herantragen, gibst du den Dingen durch deine Einschätzung die Wichtigkeit.

Du hast immer die Wahl zu entscheiden, ob du Dinge tun „möchtest“ oder sie tun „musst“. Gleicher Inhalt – völlig andere Wirkung.

Stress wird in dir ausgelöst, wenn du dir selbst suggerierst, dass du bestimmte Tätigkeiten machen „musst“. Ja, es gibt Dinge, die können nicht warten und eine zeitnahe Erledigung ist wichtig.

Das ist allerdings nicht bei allen Aufgaben so, die an uns herangetragen werden. Das ist deine Bewertung, die aus bestimmten Aufgaben ein „Muss“ macht.

Durch das „Muss“ deiner Gedanken bekommt dein Körper ein Signal gesendet, dass Stress herrscht. Er verkrampft sich und fängt an, unterschiedliche Hormone auszuschütten. Die Stoffe sorgen dafür, dass du dich im Angriffsmodus oder Fluchtmodus befindest.

Dauerhaft auf diesem hohen Level zu sein, schädigt deinen Körper und dich. Aus der zeitweisen Überlastung kann sich ein dauerhafter Zustand von Stress entwickeln, der dich zur totalen Erschöpfung = Burnout führen kann.

Mache einen kleinen Stresstest. Kommen dir die folgenden Wörter in deinem Sprachgebrauch bekannt vor?
  • Stress
  • schnell
  • muss
  • Problem
  • Verpflichtung

Wenn du diese Wörter oft benutzt, dann hast du dir unbewusst durch deine Wortwahl einen Stressfaktor geschaffen, der dich negativ beeinflusst.

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2. STÖRUNGEN VON AUßEN

Deine Produktivität kann auch erheblich darunter leiden, wenn du durch Störungen aus deinem Arbeitsfluss herausgerissen wirst. Dein Kollege möchte eine schnelle Antwort auf seine Frage. „Das dauert nicht lange“.
Dein Chef stellt eine dringliche Anfrage, von der du glaubst, dass du sie nicht ablehnen kannst. Deine Kunden haben diverse Nachfragen per E-Mail und melden sich zwischendurch auch noch per Telefon.

Kaum bist du in eine Aufgabe eingetaucht, steht die nächste Unterbrechung vor deiner Tür oder deinem Schreibtisch.
Du möchtest am liebsten schreien. „Lasst mich alle in Ruhe – ich möchte einfach nur arbeiten.“

Diese kleinen Unterbrechungen tragen dazu bei, dass deine Konzentration erheblich leidet. Jede Störung hat zur Folge, dass du zusätzliche Zeit brauchst, um dich in die aktuelle Aufgabe wieder einzugrooven. Es kostet dich zusätzliche Kraft, weil du dich neu hereindenken darfst.

Du benötigst Zeit, um deine volle Konzentration wiederzuerlangen. Je mehr kurze Störungen dieser Art stattfinden, desto größer ist dein Zeitaufwand, um wieder in deinen Arbeitsflow zu gelangen.

Diese äußerlichen Unterbrechungen führen dazu, dass sich deine Produktivität erheblich verringert.
Am Ende deines Arbeitstags bist du platt, hast aber das unschöne Gefühl, nichts geschafft zu haben.

3. STÖRUNGEN VON INNEN

Ein weiterer Faktor für Ablenkungen besteht in deinem Gefühl, dass du am liebsten 24h am Tag verfügbar sein möchtest. Dein Handy ist dein bester Freund, der dich überall hinbegleitet. Dir fällt es schwer, dich von ihm zu trennen.

Du befindest dich ständig in der Versuchung zu schauen, ob dich jemand versucht zu erreichen oder ob du Nachrichten erhalten hast. Dein Innerstes suggeriert dir, dass du mal „schnell“ deine Konten bei diversen sozialen Netzwerken checken kannst. „Dauert ja nicht lange.“

Du unterschätzt dabei, dass diese kleinen Ablenkungen dafür sorgen, dass du weitere Informationen aufnimmst, um die sich deine To Do Liste erweitert.

Wenn du Nachrichten erhältst, dann stellt dir der andere Fragen, auf die du reagieren möchtest. Du liest eine Geschichte von einem Geschäftspartner oder Kunden und auf einmal denkst du darüber nach.

Dein Arbeitsfluss wird unterbrochen und du lädst dir zusätzliche Aufgaben auf deine To Do Liste.

Forscher haben herausgefunden, dass alleine die Anwesenheit deines Telefons in deinem Sichtbereich für Ablenkung sorgt. Der Reiz ist permanent da und somit die Versuchung, mal kurz draufzuschauen.

Wie es dir gelingt, mit mehr Aufgaben deinen Stress abzubauen und deine Produktivität zu steigern

Um deine Produktivität zu steigern, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Als 1. Schritt ist es sehr wichtig herauszufinden, was dich unter Stress setzt und was dich ablenkt.

DIE 3 GRÖßTEN ABLENKUNGSQUELLEN SIND:

  1. Deine Bewertung/Einstellung
  2. äußere Faktoren
  3. innere Faktoren

1. DEINE BEWERTUNG/ EINSTELLUNG

Deine Einstellung/Bewertung zu überprüfen ist ein großer Schlüssel, um erfolgreich deinen Stress abzubauen. Nutzt du viele negative Trigger Wörter, wie Stress, muss, schnell, Verpflichtung, Problem?

Wenn du das tust (wie die meisten von uns), werde dir darüber im Klaren. Alleine die Tatsache, dass du wahrnimmst, dass du diese Wörter nutzt, schaffen eine bewusste Wahrnehmung in dir.

Ersetze diese Trigger durch positive Formulierungen, wie „Herausforderung, Aufgaben, dürfen können, möchte“. Diese Wörter üben eine völlig andere Wirkung auf dich aus.

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2. ÄUßERE EINFLÜSSE

Welche einzelnen Bereiche führen dazu, dass du mehr Aufgaben erhältst? Eine bewusste Festellung, wer zu deinem vollen Tagesprogramm beiträgt, ist ein weiterer großer Schlüssel für die Steigerung deiner Produktivität.

Sind es spontane Aufgaben, die dich überrollen? Oder sind es kurze Unterbrechungen von deinem Chef, Kollegen oder Kunden?

Du kannst dich fragen: Möchtest du ständig erreichbar sein oder produktiv?

Stelle fest, was für dich wichtiger ist. Du bestimmst, wo dein Fokus liegt. Wenn du die Frage für dich mit der Priorität der „Erreichbarkeit“ beantwortest, dann wirst du häufig durch Unterbrechungen herausgerissen.

Wenn du produktiv sein möchtest, dann ist es wichtig, dass du dir eine Struktur aufbaust, in der es Stunden gibt, in denen du NICHT erreichbar bist. Das ist ein Punkt, der vielen Menschen schwerfällt. Sie haben das Gefühl, dass sie immer erreichbar sein müssen. Das ist nicht so! Auch wenn du das Gefühl hast.

Wenn du viele Unterbrechungen durch Kollegen hast, dann schaffe dir auf deinem Schreibtisch ein sichtbares Zeichen (zum Beispiel eine Fahne), wenn du ungestört arbeiten möchtest. Stelle den Anrufbeantworter deines Telefon ein oder leite das Telefon auf deine Assistentin oder Kollegen um.

Dein Chef kann nicht warten, wenn er dir Aufgaben gibt? Sprich mit ihm ganz offen darüber, was dein beruflicher Konflikt dabei ist. Erkläre ihm, dass es dir nicht gelingt ständig erreichbar UND produktiv zu sein.

Wenn dein Kunde ständig Nachfragen hat, reagiere in bestimmten Zeiten nicht darauf. Auch wenn er es vielleicht bisher von dir so gewöhnt war. Er kann warten. Wenn du in anderen Terminen bist, dann bist du auch nicht erreichbar.

3. INNERE EINFLÜSSE

Dein Gefühl, dass du ständig erreichbar sein möchtest führt dazu, dass du der Versuchung nachgibst, laufend deine Mails, Nachrichten oder sozialen Netzwerke zu checken. Es könnte ja DAS eine wichtige Ereignis passieren. Oder dein Kunde antwortet endlich auf deine Nachricht.

Tue dir selbst ein Gefallen und packe dein Telefon an einen Ort, an dem du es nicht ständig siehst. Aus dem Augen, aus dem Sinn ist hier zutreffend! Schließe dein Mailprogramm, wenn du an Aufgaben arbeitest, bei denen du ungestört sein möchtest.

Bleibe diszipliniert, auch wenn du innerlich ein Zucken spürst, mal kurz zu schauen.

FAZIT

Du hast es in der Hand, WIE du mit deinen täglichen Herausforderungen umgehst.

Deine Wortwahl steuert auch, wie du dich in den Situationen fühlst. Achte auf sie und arbeite kontinuierlich an guten Umständen der äußeren und inneren Störungen.

Ganz wichtig für Veränderungen ist: beginne erstmal in einem Bereich. Setze schrittweise um, was dein neuer „Arbeitszustand“ sein darf. Übe durch tägliche Wiederholungen. Wenn du die Veränderungen erfolgreich in einem Bereich durchgeführt und durch Übungen verinnerlicht hast, starte erst dann mit dem nächsten Bereich.

Wenn es dir gelingt, Schritt für Schritt die einzelnen Bereiche zu verändern, dann baut sich dein Stress ab und du wirst viel produktiver. Weitere positive Ergebnisse sind: dein Chef ist zufriedener, du arbeitest innerlich ruhiger und deine Kollegen erleben dich viel entspannter.

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  • Achte bewusst auf deine Sprache und ändere sie: ersetze negative Triggerwörter durch positive Formulierungen. Streiche die Wörter "Stress" und "schnell" aus deinem Gebrauch. Sie sind so machtvoll. Du kannst muss" durch "dürfen, können oder möchten" ersetzen.

  • Schaffe dir eine Arbeitsstruktur, mit der du dich wohlfühlst und die zu dir als Arbeitstyp/Mensch passt. Das kann eine To-Do-Liste sein oder auch ein Board, an dem du mit unterschiedlichen Spalten und bunten Klebezetteln arbeitest. Eine mögliche Spalteneinteilung kann dabei sein: Was ist offen? Was befindet sich im Prozess? Wo sind Probleme? Was ist erledigt? Deine bunten Klebezettel können zwischen den Spalten wandern.

  • Schreibe dir jeden Tag auf, was du erledigt hast! Das ist megawichtig für dein eigenes Stressgefühl. Wenn du siehst, was du geschafft hast, gibt dir das 1. Anerkennung und 2. auch einen Überblick, welche Schritte du erledigt hast, anstatt auf deine To-Do-Liste zu schauen, welche Dinge noch offen sind.

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